Veilig en privacy bewust registratiesysteem van kinderen in oorlogsgebieden

← Cases
War Child

War Child is een NGO die zich richt op het helpen en begeleiden van kinderen in oorlogsgebieden. De missie van War Child luidt: "een oorlogskind helpen de toekomst te verbeteren".

Achtergrond

Bij de hulpverlening zoals War Child deze geeft, zijn noodzakelijkerwijs veel verschillende instanties betrokken. In de meeste gevallen werkt War Child samen met lokale partners en instanties. Omdat dit uiteenlopende instanties zijn, is registratie op persoonsniveau erg belangrijk. Niet alleen voor de registratie is inzicht in de betrokken personen van belang. Ook voor het kunnen bieden van de beste vorm van hulpverlening. Want het ene kind heeft een andere vorm van hulp nodig dan het andere. Juist deze persoonlijke hulpverlening is een van de speerpunten bij War Child. Deze persoonlijke benadering vraagt veel van de organisatie. Er is een groot aantal mensen bij betrokken, zowel eigen personeel, als partners en vrijwilligers. Iedereen moet beschikken over correcte en volledige informatie om zijn werk goed uit te kunnen voeren.

Standaardiseren om tijd en aandacht te hebben voor de mensen

Een van de uitdaging van War Child is dan ook om aan de ene kant zoveel mogelijk processen te standaardiseren, maar ook daarnaast flexibel genoeg te blijven om in te kunnen spelen op lokale behoeftes. Hierdoor probeert War Child de mensen door standaardisatie en het inrichten van processen zoveel mogelijk te ondersteunen.

Wat hebben wij gedaan

In 2016 is War Child in samenwerking met West gestart met de ontwikkeling van een speciale applicatie voor de deelnameregistratie van kinderen aan activiteiten van War Child in het veld: de Attendance App. Aanleiding hiervoor was om de deelname aan de War Child activiteiten gedegen vast te kunnen leggen. Er moest zicht komen op het bereik en de uiteindelijke deelname aan de activiteiten. Tot dan toe gebeurde dat nog steeds met pen en papier en standaard invulformulieren die vervolgens in de systemen moesten worden ingevoerd.

Dit maakte het moeilijk om te meten hoeveel kinderen er precies deelnamen aan de activiteiten en op welke wijze ze begeleiding kregen. Elk landenkantoor legde zijn administratie op zijn eigen manier vast, in eigen Excel bestanden, op eigen formulieren, waardoor het proces heel erg bewerkelijk was.

Deze administratie is samengebracht in één beheersysteem. Een belangrijke voorwaarde voor dit nieuwe systeem was, dat het ook offline te gebruiken moest zijn. Hierdoor is het veel eenvoudiger om de gegevens direct in het systeem in te voeren, ook als er ter plaatse geen internetverbinding is. Zodra deze er wel is, wordt de informatie vanuit de app gesynchroniseerd en automatisch ingelezen in het systeem.

Doel van de Attendance App is om deelname aan de War Child activiteiten en het verloop daarvan helder in beeld te brengen. Bij meerdere sessies kan worden geanalyseerd of en wanneer er uitstapmomenten in zitten. Hierdoor kunnen op het juiste moment verbeteringen worden aangebracht. Dit brengt de kwaliteit van een interventie naar een hoger niveau.

Technologie

De back-end (het Centraal Systeem) is geïmplementeerd basis van Odoo. Door gebruik te maken van een open source core wordt de toekomstbestendigheid van "het Centraal Systeem" geborgd.

Resultaat

Robin Groeneweg, projectleider bij War Child: “Doordat de gegevens van de kinderen worden vastgelegd, krijg je inzicht in wie welke interventies doorloopt en welke programma’s effect hebben. Zo kan het proces van totale vastlegging van aanwezigheid en verloop efficiënter worden uitgevoerd en verlagen we de kosten van het interne proces. De applicatie beantwoordt aan een efficiëntieslag voor het interne administratieve proces en geeft inzicht in de waardering en kwaliteit van de interventies. Zo kan War Child transparanter en completer rapporteren.”